단체 회식 예산, 1인 금액부터 계산하면 모자랍니다

회식 예산을 올려야 하는 날은 대개 장소를 정하기 전에 옵니다. 팀장이 "한 사람당 오륙만 원이면 되겠지?" 하고 물으면, 맡은 사람은 인원수를 곱해 숫자 하나를 적어 냅니다. 그리고 회식이 끝나고 영수증을 받아 들었을 때 그 숫자가 모자란 걸 알게 됩니다. 밥값은 맞았는데 술값이, 혹은 그 반대가 어긋나 있습니다.

원인은 계산식이 짧아서입니다. 단체 회식 예산은 1인 금액 × 인원에서 끝나지 않고, 여기에 음료와 공간 조건을 더한 뒤 인원이 바뀔 때의 여유분까지 얹어야 합니다. 이 순서로 계산하면 보고용 숫자와 실제 결제액이 크게 벌어지지 않습니다.

예산표의 첫 줄은 1인 금액이 아니라 참석 인원입니다

"스무 명쯤"이라고 적어 두면 예산도 스무 명쯤으로 흐려집니다. 초대 명단을 먼저 만들고 확정, 아마도 오는 사람, 안 올 확률이 높은 사람으로 나눠 보세요. 확정이 열여섯, 아마도가 넷이라면 예산은 열여섯 명 기준과 스무 명 기준 두 가지를 모두 계산해 둡니다. 윗선에 보고할 때도 "열여섯에서 스무 명 사이이고, 금액은 이 범위"라고 말하는 편이 나중에 설명하기 쉽습니다.

상사나 거래처가 함께하는 자리라면 그쪽 인원이 늦게 확정되는 일이 많습니다. 이런 자리는 처음부터 가장 큰 인원 기준으로 예산을 잡고, 줄어들면 남는 쪽이 낫습니다.

예산 상한이 이미 정해져 있는 경우도 있습니다. 그럴 때는 계산을 거꾸로 하세요. 총액을 최대 인원으로 나눠 1인 상한을 구하고, 거기서 음료 몫을 먼저 떼어 낸 나머지가 식사에 쓸 수 있는 금액입니다. 이렇게 하면 장소를 고르는 단계에서 선택지가 빠르게 줄어, 마음에 들어도 예산에 맞지 않는 곳을 오래 붙들고 있지 않게 됩니다.

음료는 코스와 따로 한 줄을 잡으세요

코스 금액은 정해져 있으니 계산이 쉽습니다. 문제는 음료입니다. 같은 스무 명이라도 술을 즐기는 팀과 그렇지 않은 팀의 음료 비용은 크게 다릅니다. 그래서 음료는 인원수를 곱하지 말고, 모임 성격을 보고 별도 항목으로 따로 잡는 쪽이 정확합니다.

문의할 때는 두 가지만 물어보면 됩니다. 음료를 미리 정해 두는 방식이 있는지, 아니면 마신 만큼 계산하는지. 전자는 예산이 고정되고, 후자는 분위기에 따라 올라갑니다.

공간을 통째로 빌리면 최소 시간이 예산을 정합니다

식당 홀의 한쪽 방을 쓰는 경우와 공간 전체를 대관하는 경우는 계산이 다릅니다. 대관은 식사 값 외에 공간 이용 조건이 붙고, 최소 이용 시간이 정해져 있는 곳이 많습니다. 식사 한 시간 반이면 충분한 모임인데 최소 시간이 네 시간이면, 남는 시간을 어떻게 쓸지까지 계획에 들어가야 합니다.

두 시간 넘게 이야기할 모임이라면 대관이 오히려 편합니다. 다른 손님 눈치 없이 건배사도 하고, 시상도 하고, 자리를 옮겨 앉기도 하니까요. 반대로 식사만 하고 일어날 팀이라면 대관 조건이 낭비가 됩니다. 모임에서 실제로 하게 될 일을 먼저 적어 보면 어느 쪽인지 금방 나옵니다.

견적을 받을 때는 총액만 보지 말고 무엇이 포함된 금액인지 한 줄씩 받아 두세요. 한쪽 견적에는 공간 이용과 장비가 들어 있고 다른 쪽에는 식사만 들어 있을 수 있어, 항목이 다르면 총액만으로 두 곳을 비교할 수 없습니다. 항목별로 받아 두면 나중에 윗선에 설명할 때도 근거가 됩니다.

인원이 변하는 날짜부터 거꾸로 일정을 잡으세요

비용이 갈리는 지점은 최종 인원이 굳는 시점입니다. 코스는 재료를 미리 준비하는 경우가 많아서, 어느 날짜 이후에 인원이 줄면 어떻게 계산하는지를 예약할 때 물어 두는 것이 좋습니다. 이 답을 들으면 팀원들에게 받는 참석 회신 마감을 거기서 하루 이틀 앞당겨 정할 수 있습니다.

회신 마감을 지키게 하는 데는 방법이 하나 있습니다. 단체 대화방에 "이 날짜까지 답이 없으면 불참으로 정리합니다"라고 미리 적어 두는 겁니다. 마감 직전에 몰려드는 번복이 줄어듭니다.

회비를 걷는 모임이라면 정산 방식도 예산에 들어갑니다

회사 법인카드로 결제하는 자리와 각자 나눠 내는 자리는 신경 쓸 부분이 다릅니다. 법인카드라면 결제 건수가 몇 번으로 나뉘는지, 영수증을 한 장으로 받을 수 있는지가 처리에 영향을 줍니다. 더치페이라면 코스처럼 1인 금액이 같은 구성이 정리하기 편합니다. 단품 위주 주문은 끝나고 나서 누가 무엇을 시켰는지 맞추는 데 의외로 시간이 걸립니다.

결제 방식은 예약 때 한마디만 하면 됩니다. "결제는 한 번에 법인카드로 합니다" 정도만 알려 줘도 당일 계산대 앞에서 서는 시간이 달라집니다.

ETHOS에서라면

ETHOS는 신사동 안택스빌딩 5층과 6층에 있는 회원제 다이닝 라운지입니다. 평소에는 회원 중심으로 운영하지만 10인 이상 단체예약은 비회원도 따로 받고, 최대 40인까지 가능합니다. 10인 미만은 회원 동반 예약으로 이용합니다.

대관 식사는 전용 코스로 1인 66,000원입니다. 앞에서 말한 첫 줄 계산에 그대로 넣으면 됩니다. 음료와 공간 이용 조건은 신청 후 견적으로 안내받으니, 신청 때 "음료는 어떻게 하고 싶다"는 내용을 같이 적어 두면 견적이 더 정확해집니다. 식사 없이 공간만 빌리는 것도 가능합니다.

공간은 5층 메인홀 단독이 최대 30명, 6층 VIP 라운지 단독이 12명, 5·6층 패키지가 30명, 건물 전체(5·6층과 지하)가 40명입니다. 대관은 최소 4시간이고 평일은 17시부터, 주말은 13시부터 시작합니다. 식사 뒤에 이어 놀 계획이 있다면 건물 전체를 대관하면 스크린골프·노래방 패키지를 시간당 10만 원 추가로 붙일 수 있으니 2차 비용도 처음부터 예산에 넣어 두세요. 일요일은 식사 없이 공간만 빌릴 수 있고, 배달 음식 반입이 됩니다.

오늘은 초대 명단을 확정, 아마도, 불확실 세 줄로 나눠 적어 보세요. 예산 계산은 그 숫자가 나온 다음에 시작해도 늦지 않습니다.